همانطور که می دانید قبل از شروع یک روز کاری، ابتدا باید فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید. یعنی شما صرف نظر از این که کارآفرین باشید یا نه، اگر بخواهید تمرکز خود را بر روی کارهایی که باید انجام دهید، قرار دهید، باید لیستی از کارهایی که باید انجام دهید، تهیه نمایید. برخی از افراد نمی‌دانند که در یک روز خاص، انرژی خود را باید صرف انجام چه کاری کنند. گاهی اوقات، ظاهراً وقت کافی برای محقق کردن اهداف یک روزتان ندارید. بسیاری از شما می‌توانید فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید، اما نمی‌توانید از ان به شکل کاملاً مؤثری استفاده کنید. اگر شما از این فهرست صرفاً برای سنجش ارزش خود استفاده کنید، اشتباه بزرگی را مرتکب شده‌اید. آیا می دانید وارن بافت با چه روشی لیست کارهای روزانه خود را تهیه می‌کرد؟ فرمول موفقیت او این بود که به جای زیاد کار کردن، کمتر کار کنید. او زمانی به خلبان خود گفت که برای رسیدن به هدف‌های خود، باید سه کار انجام دهید:
1-بیست و پنج مورد از هدف‌های خود را بنویسید و دور 5 مورد از مهم‌ترین آنها خط بکشید.
2-این 5 هدف مهم را روی یک لیست دیگر بنویسید و بقیه، یعنی 6 تا 25 هدف باقی مانده را در لیست دیگری قرار دهید و عنوان آن را لیست کارهایی که نباید انجام دهم» بگذارید.
3-تا زمانی که 5 هدف مهم را انجام نداده‌اید، لیست قبلی را نادیده بگیرید.
واقعیت این است تهیه لیست انجام کارها، به تنهایی فایده‌ای ندارد. در ادامه شما را 5 کلید ایجاد لیست کارها آشنا می‌کنیم تا بتوانید در یک روز، تعداد زیادی کار را به سرانجام برسانید.
1-لیست خود را ساده نگه دارید
شما از چه روشی برای ایجاد لیست کارها استفاده می‌کنید. شاید تصمیم می‌گیرید که دقیقاً مثل زمانی که لیست خرید تهیه می‌کنید، هر آنچه در ذهنتان هست را روی کاغذ بنویسید. واقعیت این است که این کار، روش هوشمندانه‌ای برای تهیه لیست کارها نیست و واقعاً لازم نیست که فهرست بلندی از کارها تهیه کنید. بلکه شما صرفاً باید کارهایی را در این لیست یادداشت کنید که می‌توانید در طول 24 ساعت انجام دهید. هدف از ایجاد لیست، ساماندهی افکار، نوشتن کارهایی که در طول روز باید انجام دهید، افزایش سطح بازدهی و انجام یک به یک کارها است.
2-اولویت‌های خود را فهرست کنید
پیتر بِرگمن، نویسنده و مدرس مدیریت زمان، به مراجعان خود توصیه می‌کند برای تهیه لیست انجام کارها، فقط پنج مورد مهم آن را انتخاب کنند و 95 درصد وقت خود را تنها صرف انجام آنها کنند. از آنجا که لیست انجام کارها، به ما کمک می‌کند تمرکز خود را صرفاً معطوف به وظایف مهم کنیم، بنابراین از همان ابتدا باید تصمیم بگیرید، کدام یک برای شما مهم هستند. حتی بعد از این که 5 وظیفه مهم را فهرست کردید، باز هم آنها را بررسی کنید و تعداد آنها را به سه عدد در روز برسانید. شما باید فهرستی تهیه کنید که در انتهای روز با انجام دادن آنها احساس شادی و اعتماد به نفس به شما دست دهد. به علاوه، با اولویت بندی کارها به شما امکان می‌دهد کارهایی که انجام داده‌اید را یادداشت کنید و کارهایی که قرار است در آینده انجام دهید را هم مشخص کنید.
3-لیست خود را بخش بندی کنید
لیست انجام کارها باید کامل و جامع باشد، بنابراین لازم است آن را به دو ستون تقسیم کنید. در ستون سمت راست، فهرستی از کارهایی که می‌خواهید در یک روز انجام دهید را به ترتیب انجام دادنشان بنویسید. این کارها می‌تواند قرار ملاقات، حضور در جلسه کاری یا حتی تماس‌های تلفنی باشد. در ستون سمت چپ، کارهایی که امیدوارید در زمان انجام این کارها، صورت گیرد را بنویسید. مثلاً در جلسه کاری، بتوانید با شرکت مورد نظرتان، قراردادی را امضا کنید. حتی می‌توانید به لیست خود، کارهایی را اضافه کنید که حتی به لیست اصلی کارهای شما مربوط نباشد. به این صورت، هر وقت چند دقیقه وقت اضافه پیدا کردید، می‌توانید از زمان خود بیشترین استفاده را ببرید و آن وظایف را انجام دهید.
4-برای انجام هر کاری یک زمان تخمینی در نظر بگیرید
برای هر کدام از مواردی که در لیست کارها می‌نویسید، زمان تقریبی انجام آنها را هم بنویسید. شاید بپرسید چرا؟ چون با این کار، می دانید که مجموعاً برای انجام دادن این کارها، چه میزان وقت باید صرف کنید. پس از آن می‌توانید به وضوح مشخص کنید که در یک روز، چه تعداد کار می‌توانید انجام دهید. یک خودکار و کاغذ بردارید و لیست تمام اولویت‌های خود را یک جا بنویسید. البته باید آنها را از نظر ترتیب انجام دادنشان مرتب کنید. همچنین مهلت مشخص و معقولی برای هر وظیفه در نظر بگیرید. از آنجا که شما بهتر از هر کس دیگری از کار خود مطلع هستید، توصیه می‌کنیم که همیشه اول به ارزیابی میزان زمانی که یک کار به خصوص نیاز دارد، بپردازید. همچنین فراموش نکنید برای کارهای پیش بینی نشده هم زمانی را در نظر بگیرید. مهلتی که برای کار خود مشخص می‌کنید، نباید بیش از اندازه طولانی یا کوتاه باشد. کارشناسان معتقدند که پر بازده‌ترین زمان در طول یک روز کاری، بین ساعت 9 تا 11 صبح است. بنابراین سعی کنید بیشترین استفاده را از این زمان ببرید. توصیه می‌کنیم که ابتدا تمرکز خود را روی وظیفه A معطوف کنید و بعد به وظیفه B بپردازید و سعی نکنید آنها را همزمان مدیریت کنید.
5- اول کارهای سخت را انجام دهید
حتماً شما هم عبارت قورباغه را قورت بده» از برایان تریسی را شنیده‌اید. این نظریه در این جا نیز کاربرد دارد. در واقع ما به خاطر تنبلی نیست که کارها را به تعویق می‌اندازیم، بلکه دلیل آن یا سخت بودن کار است یا این که می‌خواهیم از وقوع کاری جلوگیری کنیم. لوید بلنکفین، مدیر عامل اجرایی شرکت خدمات مالی گلدمن ساکس می‌گوید: اولین کاری که بعد از رسیدن به دفتر کارم انجام می‌دهم این است که شروع به انجام دادن کاری می‌کنم که بیشتر از همه از آن وحشت دارم». اگر کارهایی هست که نمی‌خواهید انجام دهید یا از انجام دادن آنها وحشت دارید یا به نظرتان سخت می‌آیند، با انجام دادنشان، از لیست خود حذفشان کنید. به این ترتیب، دیگر مساله ای وجود ندارد که بابت آن نگران باشید.
6- کارهای ضروری و مهم را از هم تفکیک کنید
اگرچه هر کدام از کارهایی که در لیست مورد نظر می‌نویسید، برای خودشان اولویت دارند، اما لازم است کارهای فوری و مهم را از هم متمایز کنید. یعنی باید ارزش هر کدام از آنها را ارزیابی کنید. یعنی کارهایی که بیشترین ارزش را برای کسب وکار، شرکت یا سازمان شما دارند، باید در اولویت قرار گیرند. اغلب وقت‌ها، کارهای فوری، را با کارهای مهم اشتباه می‌گیریم. در طول روز، مدتی به خودتان زمان بدهید و ارزش کار خود را ارزیابی کنید و کارهای مهم را اول انجام دهید.
7- به تعویق انداختن واگذار یا لغو کردن کارها
اگر یکی از روزها، نتوانستید کاری که در فهرست نوشته‌اید را انجام دهید، اشکالی ندارد، اما در هر حال باید تصمیم بگیرید که می‌خواهید آن را چگونه انجام دهید. در این صورت، سه راه پیش روی شما قرار دارد:
• راه اول: آن را به فهرست کارهای روز بعد خود اضافه کنید. با این حال مراقب باشید که چند کار مهم و حیاتی را به فردا موکول نکنید، چون قطعاً بازدهی شما در روز بعد کاهش خواهد یافت. شما حداکثر 1 تا 2 کار را می‌توانید به فهرست کارهای فردای خود اضافه کنید.
• راه دوم: می‌توانید انجام آن کار را به شخص دیگری واگذار کنید، در این صورت، فهرست کارهایتان کوتاه‌تر خواهد شد.
• راه سوم: در صورتی که تصور می‌کنید که موکول کردن کار به روز بعد یا سپردن آن به شخص دیگری، برای شما کار ساز نیست، می‌توانید نتیجه بگیرید که آن کار آن قدر اهمیت نداشته است که در لیست کارهای شما قرار گیرد، پس می‌توانید آن را با خیال راحت حذف کنید.
نبایدهای لیست انجام کار
حال که متوجه شدید که چطور یک لیست کار درست و کارآمد تهیه کنید، وقت آن رسیده است که نبایدهای آن را هم در نظر بگیرید:
• سعی نکنید در لیست خود، کارهای زیادی را یادداشت کنید. به همین خاطر در اصول نوشتن فهرست کارها، توصیه میشود که تنها چند وظیفه را بنویسید. هر چه تعداد کارهایی که باید انجام دهید کمتر باشد، مغز شما راحت‌تر می‌تواند تصمیم گیری کند و تمرکز بیشتری روی آن خواهید داشت. همچنین دیگر نگران نیستید که کارهای انجام نشده زیادی برایتان باقی مانده است.
• شما هرگز نباید ارزش فردی خود را با آیتم‌هایی که در لیست نوشته‌اید، مقایسه نکنید. به این معنی که اگر توانستید در یک روز تمام کارهایی که فهرست کرده بودید را انجام دهید، نباید به خودتان مغرور شوید. عکس این مطلب هم صادق است، یعنی اگر یک یا دو مورد از کارهای لیست شده را نتوانستید انجام دهید، نباید نا امید و سرخورده شوید.
• در فهرست کارهای شما، نباید از کلمات مبهم استفاده شده باشد. توصیه می‌کنیم که نوشتن هر آیتم را با یک فعل شروع کنید. این کار، شانس انجام کار را افزایش می‌دهد، چون دیگر به طور دقیق می دانید که قرار است چه کاری انجام دهید و آن را انجام خواهید داد.
حال شاید شرایطی پیش بیاید که همه کارهایی که باید برای انجام دادن در نظر گرفته‌اید،
در این مقاله با بایدها و نبایدهای نوشتن لیست کارها آشنا شدید. همانطور که مشاهده کردید، هر چه تعداد کارهایی که در یک روز انجام می‌دهید، کمتر باشد، تمرکز شما برای تصمیم گیری در مورد آن وظیفه افزایش خواهد یافت. امیدواریم با استفاده از این راهکارها، بتوانید مدیریت موثر زمان و انجام کارها را محقق کنید. وقتی کارهای خود را با توجه به ارزش‌های خود سازماندهی می‌کنید، بازدهی شما به شکل چشمگیری افزایش خواهد یافت.
منبع: ezzatkhah.com
4 تصمیمی که زندگی من را عوض کرد
انجام ,لیست ,یک ,کارهایی ,کار ,کارهای ,کارهایی که ,خود را ,انجام دهید ,که در ,آن را ,باید انجام دهید، ,لیست انجام کارها، ,انجام دهید، نباید ,ترتیب انجام دادنشان
درباره این سایت